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Identity Manager 8.1 - Administrationshandbuch für die Leistungsabrechnung

Daten zur Leistungsabrechnung
One Identity Manager Benutzer für die Leistungsabrechnung Voraussetzungen für die Leistungsabrechnung Basisdaten zur Leistungsabrechnung Erfassen von Leistungspositionen Erfassen von Servicekategorien Belege und Belegpositionen

Automatische Erfassung von Belegpositionen

Tabelle 17: Konfigurationsparameter für die automatische Erfassung von Belegpositionen
Konfigurationsparameter Bedeutung
Accounting\SimpleCollector Präprozessorrelevanter Konfigurationsparameter zur Steuerung der automatischen Belegerstellung für die Kostenverrechnung. Ist der Parameter aktiviert, ist die automatische Belegerstellung verfügbar. Die Änderung des Parameters erfordert eine Kompilierung der Datenbank.
Accounting\SimpleCollector\ReportDir Der Konfigurationsparameter enthält die Pfadangabe für die Ablage der Reporte.

Zu einem Beleg erfassen Sie die einzelnen Belegpositionen. Eine Belegposition entspricht einer abzurechnenden IT Leistung. So können beispielsweise die einer Person zugewiesenen Applikationen oder die zyklische Messung der Postfachgrößen in einzelne Belegpositionen münden. Weiterhin ist es möglich, Daten aus externen Datenquellen zur Erstellung von Belegen heranzuziehen. Die eingesetzten Verfahren unterscheiden sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen und sind somit immer unternehmensspezifisch zu implementieren.

Für die automatische Erstellung der Belegpositionen können Sie die mit der Prozesskomponente VI.JobService.JobComponents.InvoiceComponent bereitgestellten Sammler-Funktionen des One Identity Manager Service nutzen. Über die Berichtsfunktionen des One Identity Manager können die Belege beispielsweise in Form einer Rechnung zusammengestellt und per Mail versendet werden.

Um den Umgang mit Datenimporten und Datensammlern einfach zu halten und gegebenenfalls zu erweitern, können Sie den Rechnungslauf über die Aufgabe Abrechnungslauf starten administrieren. Auf dem Formular werden alle verfügbaren Ereignisse und der aktuelle Verarbeitungsstatus zu einem Beleg dargestellt.

Die auszuführenden Ereignisse müssen unternehmensspezifisch implementiert werden.

  • Legen Sie in der Kategorie Kostenverrechnung | Basisdaten zur Konfiguration | Abrechnungsläufe für jede Belegart die auszuführenden Ereignisse an. Über die anzugebende Reihenfolge wird die Darstellung der Ereignisse auf dem Formular geregelt. Weitere Informationen finden Sie unter Abrechnungsläufe.

Die Standardauslieferung des One Identity Manager enthält für Belege mit der Belegart "Receipt" Beispiele für einfache Datensammler, die über das Formular angesteuert werden können. Die gewünschten Daten werden in der Datenbank eingesammelt, pro Datensatz wird eine neue Belegposition erstellt und mit dem Beleg, für den das Ereignis ausgelöst wurde, verbunden. Zusätzlich ist ein Beispiel für die Erstellung eines Abrechnungsreportes mit anschließendem Mailversand enthalten. Für die mitgelieferten Ereignisse sind Prozesse für das Basisobjekt Invoice definiert. Wird ein Ereignis über das Formular gestartet, erfolgt die Abarbeitung des entsprechenden Prozesses.

Tabelle 18: Datensammler der Standardauslieferung
Ereignis Beschreibung Position
COLPERSONHASAPP Sammelt Applikationszuweisungen zu Personen. 0
COLWORKDESKHASAPP Sammelt Applikationszuweisungen zu Arbeitsplätzen. 1
COLHARDWARE Sammelt die Geräte. 2
COLADSACCOUNT

Sammelt die aktiven Active Directory Benutzerkonten

3
COLEX2KMAILBOX Sammelt die aktiven Postfächer. 4
COLADSHOMESIZE Sammelt die Homeverzeichnisgrößen 5
COLEX2KMAILSIZE Sammelt die Postfachgrößen. 6
GENERATE_PROFITCENTER_REPORTS Generiert Berichte für Kostenstellen. 7

Der Status der Verarbeitung wird in der Tabelle Invoice in der Spalte CollectorState abgelegt. Ein Zeichen dieser Statuszeichenkette repräsentiert dabei den aktuellen Verarbeitungszustand eines Ereignisses. Der Index eines Zeichens wird über die Reihenfolge des zugehörigen Ereignisses definiert. Die Zeichen haben dabei folgende Bedeutung:

Tabelle 19: Zulässige Status und deren Bedeutung
Zeichen Bezeichnung Beschreibung
Leerzeichen Neu/Unbekannt Es wurde noch keine Verarbeitung gestartet. Initialzustand.
S Gestartet Dieser Status wird vom Formular gesetzt, um dem Anwender sofort eine Rückmeldung zu geben.
R Läuft Dieser Status wird vom Prozess gesetzt, um einen laufenden Import/Sammler zu signalisieren.
F Fertig Der Prozess wurde im Erfolgszweig beendet.
E Fehler Der Prozess wurde mit Fehlern beendet.

Zum Setzen eines Status in den Prozessen kann die SQL-Prozedur VI_Accounting_SetCollectorState genutzt werden. Diese Prozedur erwartet die folgenden Parameter:

Tabelle 20: Parameter der Prozedur VI_Accounting_SetCollectorState
Parameter Bedeutung
uid_invoice Eindeutige Benennung des Beleges
eventname Name des Events
state Status

Aufrufbeispiel:

exec VI_Accounting_SetCollectorState '"&$UID_Invoice$&"','COLHARDWARE','R'

Die in den Prozessen zur Datensammlung verwendeten Datenbanksichten (Views) können als Vorlagen für die Erstellung unternehmensspezifischer Datenbanksichten genutzt werden.

Tabelle 21: Datenbanksichten zur Ermittlung von Daten
Bezeichnung der Sicht Verwendung
vi_view_accColADSAccount Sammelt abrechnungsrelevante Informationen aller Active Directory Benutzerkonten, die mit einer Person verbunden sind und über Kontendefinitionen verwaltet werden.
vi_view_accColADSHomeSize Sammelt abrechnungsrelevante Informationen über die Homegrößen von Active Directory Benutzerkonten. In der Leistungsposition muss der Preis pro MB angegeben werden. Die Sicht muss unternehmensspezifisch angepasst werden!
vi_view_accColEx2kMailbox Sammelt abrechnungsrelevante Informationen aller Microsoft Exchange Postfächer, die mit einer Person verbunden sind und über Kontendefinitionen verwaltet werden.
vi_view_accColEx2kMailSize Sammelt Abrechnungsrelevante Informationen über die Größen von Microsoft Exchange Postfächern. In der Leistungsposition muss der Preis pro MB angegeben werden. Die Sicht muss unternehmensspezifisch angepasst werden!
vi_view_accColHardware Sammelt abrechnungsrelevante Informationen jedem Gerät mit Arbeitsplatz und einem Gerätemodell mit Leistungsposition.
vi_view_accColPersonHasApp Sammelt abrechnungsrelevante Informationen aller Applikationen die an Personen zuwiesen sind und die eine Leistungsposition besitzen.
vi_view_accColWorkdeskHasApp Sammelt abrechnungsrelevante Informationen aller Applikationen die an Arbeitsplätze zugewiesen sind und die eine Leistungsposition besitzen.

Manuelle Erfassung von Belegpositionen

Neben der automatischen Erstellung von Belegpositionen ist die manuelle Erfassung und Bearbeitung im Manager grundsätzlich möglich, sollte jedoch nur dann eingesetzt werden, wenn es sich um Anpassungen in geringem Umfang handelt.

Um Belegpositionen manuell zu erfassen

  1. Wählen Sie die Kategorie Kostenverrechnung | Positionen.
  2. Wählen Sie in der Ergebnisliste die Belegposition.

    - ODER -

    Klicken Sie in der Ergebnisliste .

  3. Wählen Sie die Aufgabe Stammdaten bearbeiten.
  4. Bearbeiten Sie die Stammdaten der Belegposition.
  5. Speichern Sie die Änderungen.

Allgemeine Stammdaten einer Belegposition

Für eine Belegposition erfassen Sie folgende Eigenschaften.

Tabelle 22: Allgemeine Stammdaten einer Belegposition
Eigenschaft Beschreibung
Bezeichnung Anzeigename der Belegposition.

In der Standardauslieferung des One Identity Manager wird die Bezeichnung aus der Leistungsposition und der Bemerkung gebildet.

Beleg Beleg, in dem die Belegposition angelegt wird.
Leistungsposition Leistungsposition, die abgerechnet werden soll.
Beschreibung Freitextfeld für zusätzliche Erläuterungen.
Datenquelle Datenquelle, aus der die Belegposition stammt.
Belegdatum Datum des Belegs.
Lieferposition Gibt an, ob die Belegposition zu einer Lieferung gehört.

Preisangaben auf dem Tabreiter Kalkulation sind damit keine Pflichtangaben.

Wenn die Option deaktiviert ist, sind Menge und Belegdatum Pflichtfelder. Auf dem Tabreiter Kalkulation muss mindestens ein Preis angegeben werden.

Lieferdatum Lieferdatum der IT Leistung.
Gewünschtes Lieferdatum Gewünschtes Lieferdatum.
Lieferant Bezeichnung des Lieferanten.
Bestellnummer Bestellnummer der IT Leistung für Bestellungen beim Lieferanten.
Artikelnummer (Fremd) Externe Artikelnummer.
Belegposition (Fremd) Positionsangabe im importierten Beleg.
Belegposition (konsolidiert) Belegposition, auf die diese Position akkumuliert wurde.
Menge Abzurechnende Menge.
Maßeinheit Maßeinheit.
Bemerkungen Freitextfeld für zusätzliche Erläuterungen.
Abgerechnet Gibt an, ob die Belegposition bereits in einem Beleg verarbeitet oder mit einer anderen Position konsolidiert wurde. Ist die Option aktiviert, kann die Belegposition nicht mehr bearbeitet werden.
Abgelehnt Gibt an, ob die Belegposition nicht zur Abrechnung genehmigt wurde.
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Preisinformationen

Auf dem Tabreiter Kalkulation erfassen Sie die erforderlichen Preisinformationen zur Abrechnung der Belegposition. Da sich der Wert einer Belegposition aus der Menge und dem Preis berechnet, ist die Angaben mindestens eines Preises unbedingt erforderlich. Um welche der verfügbaren Preisinformationen es sich handelt, legen Sie unternehmensspezifisch fest.

Tabelle 23: Preisinformationen einer Belegposition
Eigenschaft Beschreibung
Einzelpreis (Einkauf) Einzelpreis der IT Leistung im Einkauf.
Positionspreis (Einkauf) Aus Menge und Einzelpreis (Einkauf) berechneter Positionspreis.
Einzelpreis (Verkauf) Einzelpreis der IT Leistung im Verkauf.
Positionspreis (Verkauf) Aus Menge und Einzelpreis (Verkauf) berechneter Positionspreis.
Einzelpreis (intern) Interner Verrechnungspreis der IT Leistung.
Positionspreis (intern) Aus Menge und Einzelpreis (intern) berechneter Positionspreis.
Währung Währungseinheit.
Mehrwertsteuer (%) Anzuwendender Mehrwertsteuersatz in Prozent.
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