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Identity Manager 8.1.4 - Administrationshandbuch für IT Shop

Einrichten einer IT Shop-Lösung
One Identity Manager Benutzer im IT Shop Inbetriebnahme des IT Shops Bestellbare Produkte Vorbereitung der Produkte zur Bestellung
Leistungspositionen erfassen Servicekategorien erfassen Produktspezifische Bestelleigenschaften erfassen Produkte für zeitlich begrenzte Bestellungen Produktbestellung bei Umzug des Kunden oder des Produkts Nicht bestellbare Produkte Nutzungsbedingungen erfassen Schlagworte erfassen
Zuweisen und Entfernen der Produkte Vorbereiten des IT Shops für die Multifaktor-Authentifizierung Zuweisungsbestellung und Delegierung Übernahme vorhandener Benutzerkonten, Zuweisungen und Rollenmitgliedschaften in IT Shop Bestellungen Active Directory und SharePoint Gruppen automatisch in den IT Shop aufnehmen Privileged Account Management Benutzergruppen automatisch in den IT Shop aufnehmen
Genehmigungsverfahren für IT Shop-Bestellungen
Entscheidungsrichtlinien für Bestellungen Entscheidungsworkflows für Bestellungen Ermitteln der wirksamen Entscheidungsrichtlinie Auswahl der verantwortlichen Entscheider Risikobewertung einer Bestellung Prüfen von Bestellungen auf Regelkonformität Entscheiden von Bestellungen eines Entscheiders Bestellungen automatisch entscheiden Entscheidungen durch Peer-Gruppen-Analyse Weiterer Informationen zur Bestellung einholen Andere Entscheider beauftragen Eskalieren eines Entscheidungsschrittes Entscheider können nicht ermittelt werden Automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung Abbruch einer Bestellung bei Zeitüberschreitung Entscheidungen durch die zentrale Entscheidergruppe Bestellungen mit Nutzungsbedingungen entscheiden Standard-Genehmigungsverfahren nutzen
Ablauf einer Bestellung Bearbeiten des IT Shops
Basisdaten für den IT Shop Einrichten von IT Shop Strukturen Einrichten von Kundenknoten Löschen von IT Shop Strukturen Vorlagen zur automatischen IT Shop-Befüllung Unternehmensspezifische Mailvorlagen für Benachrichtigungen Bestellvorlagen
Beheben von Fehlern im IT Shop Konfigurationsparameter für IT Shop Status von Bestellungen Beispiele für das Ergebnis von Bestellungen

Eskalieren eines Entscheidungsschrittes

Entscheidungsschritte können bei Überschreitung eines festgelegten Zeitraumes automatisch eskaliert werden. Die Bestellung wird einem weiteren Entscheiderkreis vorgelegt. Anschließend wird die Bestellung wieder im normalen Entscheidungsworkflow weiter bearbeitet.

Um die Eskalation eines Entscheidungsschrittes zu konfigurieren

  1. Öffnen Sie den Entscheidungsworkflow im Workfloweditor.

  2. Fügen Sie eine zusätzliche Entscheidungsebene mit einem Entscheidungsschritt zur Eskalation ein.

  3. Verbinden Sie den Entscheidungsschritt, der bei Zeitüberschreitung eskaliert werden soll, mit dem neuen Entscheidungsschritt. Nutzen Sie dazu den Verbindungspunkt für Eskalation.

    Abbildung 9: Beispiel für einen Entscheidungsworkflow mit Eskalation

  4. Konfigurieren Sie am Entscheidungsschritt, der bei Zeitüberschreitung eskaliert werden soll, das Verhalten.

    Tabelle 47: Eigenschaften für die Eskalation bei Zeitüberschreitung
    Eigenschaft Bedeutung
    Timeout (Arbeitsstunden)

    Anzahl der Arbeitsstunden, nach deren Ablauf der Entscheidungsschritt automatisch entschieden wird.

    Für die Zeitberechnung wird die gültige Arbeitszeit des jeweiligen Entscheiders berücksichtigt.

    HINWEIS: Für die Ermittlung der gültigen Arbeitszeiten stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Personen ein Bundesland und/oder ein Bundesstaat eingetragen ist. Wenn diese Informationen fehlen, wird ein Fallback zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt. Ausführliche Informationen zur Ermittlung der Arbeitszeit von Personen finden Sie im One Identity Manager Administrationshandbuch für das Identity Management Basismodul.

    Wurden mehrere Entscheider ermittelt, dann wird der Entscheidungsschritt erst dann automatisch entschieden, wenn der Timeout für alle Entscheider überschritten ist. Gleiches gilt, wenn ein zusätzlicher Entscheider beauftragt wurde.

    Hat ein Entscheider die Entscheidung delegiert, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den neuen Entscheider neu berechnet. Wenn dieser die Entscheidung zurückweist, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den ursprünglichen Entscheider neu berechnet.

    Wenn ein Entscheider eine Anfrage stellt, muss die Entscheidung trotzdem innerhalb des definierten Timeouts getroffen werden. Der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung wird nicht neu berechnet.

    Verhalten bei Timeout

    Aktion, die im Falle einer Zeitüberschreitung ausgeführt wird.

    • Eskalation: Der Bestellprozess wird eskaliert. Es wird die Entscheidungsebene zur Eskalation aufgerufen.

Bei einer Eskalation können E-Mail-Benachrichtigungen an die neuen Entscheider und den Besteller versendet werden.

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Entscheider können nicht ermittelt werden

Für den Fall, dass Bestellungen nicht entschieden werden können, weil kein Entscheider verfügbar ist, können Sie Fallback-Entscheider festlegen. Eine Bestellung wird immer dann an die Fallback-Entscheider zur Entscheidung zugewiesen, wenn in einem Entscheidungsschritt über das festgelegte Entscheidungsverfahren kein Entscheider ermittelt werden kann.

Um Fallback-Entscheider festzulegen, definieren Sie Anwendungsrollen und weisen diese den Entscheidungsschritten zu. Unterschiedliche Entscheiderkreise in den Entscheidungsschritten erfordern gegebenenfalls auch unterschiedliche Fallback-Entscheider. Legen Sie dafür verschiedene Anwendungsrollen an, denen Sie die Personen zuweisen, die als Fallback-Entscheider in den Genehmigungsverfahren ermittelt werden sollen. Ausführliche Informationen finden Sie im One Identity Manager Handbuch zur Autorisierung und Authentifizierung.

Um Fallback-Entscheider für einen Entscheidungsschritt festzulegen

  • Erfassen Sie am Entscheidungsschritt die folgenden Daten.

    Tabelle 48: Eigenschaften des Entscheidungsschritts für Fallback-Entscheider
    Eigenschaft Bedeutung

    Fallback-Entscheider

    Anwendungsrolle, deren Mitglieder berechtigt sind, Bestellungen zu entscheiden, wenn durch das Entscheidungsverfahren kein Entscheider ermittelt werden kann. Weisen Sie eine Anwendungsrolle aus der Auswahlliste zu.

    Um eine neue Anwendungsrolle zu erstellen, klicken Sie . Erfassen Sie die Bezeichnung der Anwendungsrolle und ordnen Sie die übergeordnete Anwendungsrolle zu. Ausführliche Informationen finden Sie im One Identity Manager Handbuch zur Autorisierung und Authentifizierung.

    HINWEIS: Die Anzahl der Entscheider wird nicht auf die Fallback-Entscheider angewendet. Der Entscheidungsschritt gilt als entschieden, sobald 1 Fallback-Entscheider entschieden hat.

Ablauf einer Bestellung mit Fallback-Entscheider

  1. In einem Genehmigungsverfahren kann für einen Entscheidungsschritt kein Entscheider ermittelt werden. Die Bestellung wird allen Mitgliedern der Anwendungsrolle für Fallback-Entscheider zugewiesen.

  2. Sobald ein Fallback-Entscheider die Bestellung genehmigt hat, wird die Bestellung den Entscheidern der nächsten Entscheidungsebene vorgelegt.

    HINWEIS: Am Entscheidungsschritt kann festgelegt werden, wie viele Entscheider diesen Entscheidungsschritt entscheiden müssen. Diese Beschränkung gilt nicht für die Fallback-Entscheider. Der Entscheidungsschritt gilt als entschieden, sobald ein Fallback-Entscheider die Bestellung genehmigt hat.

  3. Wenn kein Fallback-Entscheider ermittelt werden kann, wird die Bestellung abgebrochen.

Fallback-Entscheider können Bestellungen für alle manuellen Entscheidungsschritte entscheiden. Für Entscheidungsschritte mit den Entscheidungsverfahren CR, SB, CD, EX und WC sowie OC und OH sind keine Fallback-Entscheidungen möglich.

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Automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung

Bestellungen können bei Überschreitung eines festgelegten Zeitraumes automatisch entschieden werden.

Um die automatische Entscheidung nach Zeitüberschreitung zu konfigurieren

  • Erfassen Sie am Entscheidungsschritt die folgenden Daten.

    Tabelle 49: Eigenschaften für die automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung
    Eigenschaft Bedeutung

    Timeout (Arbeitsstunden)

    Anzahl der Arbeitsstunden, nach deren Ablauf der Entscheidungsschritt automatisch entschieden wird.

    Für die Zeitberechnung wird die gültige Arbeitszeit des jeweiligen Entscheiders berücksichtigt.

    HINWEIS: Für die Ermittlung der gültigen Arbeitszeiten stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Personen ein Bundesland und/oder ein Bundesstaat eingetragen ist. Wenn diese Informationen fehlen, wird ein Fallback zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt. Ausführliche Informationen zur Ermittlung der Arbeitszeit von Personen finden Sie im One Identity Manager Administrationshandbuch für das Identity Management Basismodul.

    Wurden mehrere Entscheider ermittelt, dann wird der Entscheidungsschritt erst dann automatisch entschieden, wenn der Timeout für alle Entscheider überschritten ist. Gleiches gilt, wenn ein zusätzlicher Entscheider beauftragt wurde.

    Hat ein Entscheider die Entscheidung delegiert, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den neuen Entscheider neu berechnet. Wenn dieser die Entscheidung zurückweist, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den ursprünglichen Entscheider neu berechnet.

    Wenn ein Entscheider eine Anfrage stellt, muss die Entscheidung trotzdem innerhalb des definierten Timeouts getroffen werden. Der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung wird nicht neu berechnet.

    Verhalten bei Timeout

    Aktion, die im Falle einer Zeitüberschreitung ausgeführt wird.

    • Genehmigung: Die Bestellung wird in diesem Entscheidungsschritt genehmigt. Es wird die nächste Entscheidungsebene aufgerufen.

    • Ablehnung: Die Bestellung wird in diesem Entscheidungsschritt abgelehnt. Es wird die Entscheidungsebene für Ablehnung aufgerufen.

Bei der automatischen Entscheidung kann eine E-Mail Benachrichtigung an den Besteller versendet werden.

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Abbruch einer Bestellung bei Zeitüberschreitung

Bestellungen können bei Überschreitung eines festgelegten Zeitraumes automatisch abgebrochen werden. Der Abbruch kann erfolgen, wenn ein einzelner Entscheidungsschritt oder das gesamte Genehmigungsverfahren einen bestimmten Zeitraum überschreitet.

Um den Abbruch nach Zeitüberschreitung eines einzelnen Entscheidungsschrittes zu konfigurieren

  • Erfassen Sie am Entscheidungsschritt die folgenden Daten.

    Tabelle 50: Eigenschaften des Entscheidungsschritts für den Abbruch bei Zeitüberschreitung

    Eigenschaft

    Bedeutung

    Timeout (Arbeitsstunden)

    Anzahl der Arbeitsstunden, nach deren Ablauf der Entscheidungsschritt automatisch entschieden wird.

    Für die Zeitberechnung wird die gültige Arbeitszeit des jeweiligen Entscheiders berücksichtigt.

    HINWEIS: Für die Ermittlung der gültigen Arbeitszeiten stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Personen ein Bundesland und/oder ein Bundesstaat eingetragen ist. Wenn diese Informationen fehlen, wird ein Fallback zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt. Ausführliche Informationen zur Ermittlung der Arbeitszeit von Personen finden Sie im One Identity Manager Administrationshandbuch für das Identity Management Basismodul.

    Wurden mehrere Entscheider ermittelt, dann wird der Entscheidungsschritt erst dann automatisch entschieden, wenn der Timeout für alle Entscheider überschritten ist. Gleiches gilt, wenn ein zusätzlicher Entscheider beauftragt wurde.

    Hat ein Entscheider die Entscheidung delegiert, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den neuen Entscheider neu berechnet. Wenn dieser die Entscheidung zurückweist, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den ursprünglichen Entscheider neu berechnet.

    Wenn ein Entscheider eine Anfrage stellt, muss die Entscheidung trotzdem innerhalb des definierten Timeouts getroffen werden. Der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung wird nicht neu berechnet.

    Verhalten bei Timeout

    Aktion, die im Falle einer Zeitüberschreitung ausgeführt wird.

    • Abbruch: Der Entscheidungsschritt, und somit das gesamte Genehmigungsverfahren für die Bestellung, wird abgebrochen.

Um den Abbruch nach Zeitüberschreitung des gesamten Genehmigungsverfahrens zu konfigurieren

  • Erfassen Sie am Entscheidungsworkflow die folgenden Daten.

    Tabelle 51: Eigenschaften des Entscheidungsworkflows für den Abbruch bei Zeitüberschreitung

    Eigenschaft

    Bedeutung

    Systemabbruch (Tage)

    Anzahl der Tage, nach deren Ablauf der Entscheidungsworkflow, und somit das gesamte Genehmigungsverfahren, automatisch durch das System beendet wird.

Bei Abbruch einer Bestellung kann eine E-Mail Benachrichtigung an den Besteller versendet werden.

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