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Identity Manager 9.0 LTS - Administrationshandbuch für IT Shop

Einrichten einer IT Shop-Lösung
One Identity Manager Benutzer im IT Shop Inbetriebnahme des IT Shops IT Shop mit dem Application Governance Modul nutzen Bestellbare Produkte Vorbereitung der Produkte zur Bestellung
Leistungspositionen erfassen Servicekategorien erfassen Produktspezifische Bestelleigenschaften erfassen Produkte für zeitlich begrenzte Bestellungen Produktbestellung bei Umzug des Kunden oder des Produkts Nicht bestellbare Produkte Nutzungsbedingungen erfassen Schlagworte erfassen
Zuweisen und Entfernen der Produkte Vorbereiten des IT Shops für die Multifaktor-Authentifizierung Zuweisungsbestellungen Delegierungen Übernahme vorhandener Benutzerkonten, Zuweisungen und Rollenmitgliedschaften in IT Shop Bestellungen Systemberechtigungen automatisch in den IT Shop aufnehmen Ungenutzte Anwendungsrollen für Produkteigner löschen
Genehmigungsverfahren für IT Shop-Bestellungen
Entscheidungsrichtlinien für Bestellungen Entscheidungsworkflows für Bestellungen Ermitteln der wirksamen Entscheidungsrichtlinie Auswahl der verantwortlichen Entscheider Risikobewertung einer Bestellung Prüfen von Bestellungen auf Regelkonformität Entscheiden von Bestellungen eines Entscheiders Bestellungen automatisch entscheiden Entscheidungen durch Peer-Gruppen-Analyse Weitere Informationen zur Bestellung einholen Andere Entscheider beauftragen Eskalieren eines Entscheidungsschrittes Entscheider können nicht ermittelt werden Automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung Abbruch einer Bestellung bei Zeitüberschreitung Entscheidungen durch die zentrale Entscheidergruppe Bestellungen mit Nutzungsbedingungen entscheiden Standard-Genehmigungsverfahren nutzen
Ablauf einer Bestellung
Überblick über Bestellungen Mehrfache Bestellungen eines Produktes Zeitlich begrenzte Bestellungen Umzug des Kunden oder des Produkts in einen anderen Shop Änderung des Entscheidungsworkflows bei offenen Bestellungen Bestellungen für Mitarbeiter Managerwechsel für Mitarbeiter bestellen Bestellungen stornieren Produkte abbestellen Benachrichtigungen im Bestellprozess Entscheidung per E-Mail Entscheidung über adaptive Karten Zeitlich begrenzte Bestellungen für geänderte Rollenmitgliedschaften Bestellungen von dauerhaft deaktivierten Personen Bestellungen löschen
Bearbeiten des IT Shops
Basisdaten für den IT Shop Einrichten von IT Shop Strukturen Einrichten von Kundenknoten Löschen von IT Shop Strukturen Umstrukturieren des IT Shop Vorlagen zur automatischen IT Shop-Befüllung Unternehmensspezifische Mailvorlagen für Benachrichtigungen Bestellvorlagen Empfehlungen und Hinweise zum Transportieren von IT Shop Bestandteilen mit dem Database Transporter
Beheben von Fehlern im IT Shop Konfigurationsparameter für IT Shop Status von Bestellungen Beispiele für das Ergebnis von Bestellungen

Weitere Informationen zur Bestellung einholen

Ein Entscheider hat die Möglichkeit weitere Informationen zu einer Bestellung einzuholen. Diese Nachfragemöglichkeit ersetzt jedoch nicht die Genehmigung oder Ablehnung einer Bestellung. Zur Informationseinholung ist kein zusätzlicher Entscheidungsschritt in einem Entscheidungsworkflow erforderlich.

Der Entscheider kann eine Anfrage an jede beliebige Person stellen. Die Bestellung erhält für den Zeitpunkt der Anfrage einen Hold-Status. Sobald die angefragte Person die benötigten Informationen geliefert hat und der Entscheider die Bestellung entschieden hat, wird der Hold-Status der Bestellung wieder aufgehoben. Der Entscheider kann eine offene Anfrage jederzeit zurückrufen. Der Hold-Status wird dadurch aufgehoben. Die Anfrage des Entscheiders und die Antwort der angefragten Person werden im Entscheidungsverlauf aufgezeichnet und stehen somit dem Entscheider zur Verfügung.

Hinweis: Wenn der Entscheider, der eine Anfrage gestellt hat, als Entscheider entfällt, wird der Hold-Status aufgehoben. Die angefragte Person muss nicht mehr antworten. Der Bestellvorgang wird fortgesetzt.

Ausführliche Informationen finden Sie im One Identity Manager Web Designer Web Portal Anwenderhandbuch.

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Andere Entscheider beauftragen

Sobald eine Entscheidungsebene im Entscheidungsverlauf erreicht ist, können die Entscheider dieser Entscheidungsebene eine andere Person mit der Entscheidung beauftragen. Dafür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Entscheidung umleiten

    Der Entscheider beauftragt eine andere Entscheidungsebene mit der Entscheidung. Erstellen Sie dafür im Entscheidungsworkflow eine Verbindung zu der Entscheidungsebene, an die eine Entscheidung umgeleitet werden kann.

  • Zusätzlichen Entscheider beauftragen

    Der Entscheider beauftragt eine weitere Person mit der Entscheidung. Der weitere Entscheider muss zusätzlich zu den bereits ermittelten Entscheidern entscheiden. Aktivieren Sie dafür am Entscheidungsschritt die Option Zusätzliche Entscheider erlaubt.

    Der zusätzliche Entscheider kann die Entscheidung verweigern und die Bestellung an den ursprünglichen Entscheider zurückgeben. Der ursprüngliche Entscheider wird darüber per E-Mail informiert. Der ursprüngliche Entscheider kann einen anderen zusätzlichen Entscheider beauftragen.

  • Entscheidung delegieren

    Der Entscheider beauftragt eine andere Person mit der Entscheidung. Diese Person wird als Entscheider in den aktuellen Entscheidungsschritt aufgenommen. Sie entscheidet anstelle des delegierenden Entscheiders. Aktivieren Sie dafür am Entscheidungsschritt die Option Entscheidung delegierbar.

    Der aktuelle Entscheider kann die Entscheidung verweigern und die Bestellungan den ursprünglichen Entscheider zurückgeben. Der ursprüngliche Entscheider kann eine Delegierung zurücknehmen und an eine andere Person delegieren, beispielsweise wenn der andere Entscheider nicht verfügbar ist.

Es können E-Mail Benachrichtigungen an die anderen und die ursprünglichen Entscheider versendet werden.

Ausführliche Informationen finden Sie im One Identity Manager Web Designer Web Portal Anwenderhandbuch.

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Eskalieren eines Entscheidungsschrittes

Entscheidungsschritte können bei Überschreitung eines festgelegten Zeitraumes automatisch eskaliert werden. Die Bestellung wird einem weiteren Entscheiderkreis vorgelegt. Anschließend wird die Bestellung wieder im normalen Entscheidungsworkflow weiter bearbeitet.

Um die Eskalation eines Entscheidungsschrittes zu konfigurieren

  1. Öffnen Sie den Entscheidungsworkflow im Workfloweditor.

  2. Fügen Sie eine zusätzliche Entscheidungsebene mit einem Entscheidungsschritt zur Eskalation ein.

  3. Verbinden Sie den Entscheidungsschritt, der bei Zeitüberschreitung eskaliert werden soll, mit dem neuen Entscheidungsschritt. Nutzen Sie dazu den Verbindungspunkt für Eskalation.

    Abbildung 9: Beispiel für einen Entscheidungsworkflow mit Eskalation

  4. Konfigurieren Sie am Entscheidungsschritt, der bei Zeitüberschreitung eskaliert werden soll, das Verhalten.

    Tabelle 49: Eigenschaften für die Eskalation bei Zeitüberschreitung
    Eigenschaft Bedeutung
    Timeout (Minuten)

    Anzahl der Minuten, nach deren Ablauf der Entscheidungsschritt automatisch entschieden wird. Die Angabe wird in Arbeitsstunden umgerechnet und zusätzlich angezeigt.

    Für die Zeitberechnung wird die gültige Arbeitszeit des jeweiligen Entscheiders berücksichtigt.

    HINWEIS: Für die Ermittlung der gültigen Arbeitszeiten stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Personen ein Bundesland und/oder ein Bundesstaat eingetragen ist. Wenn diese Informationen fehlen, wird ein Fallback zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt. Ausführliche Informationen zur Ermittlung der Arbeitszeit von Personen finden Sie im One Identity Manager Administrationshandbuch für das Identity Management Basismodul.

    TIPP: Wochenenden und Feiertage werden bei der Berechnung der Arbeitszeiten standardmäßig berücksichtigt. Wenn Wochenenden oder Feiertage wie Arbeitstage behandelt werden sollen, aktivieren Sie die Konfigurationsparameter QBM | WorkingHours | IgnoreHoliday oder QBM | WorkingHours | IgnoreWeekend. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im One Identity Manager Konfigurationshandbuch.

    Wurden mehrere Entscheider ermittelt, dann wird der Entscheidungsschritt erst dann automatisch entschieden, wenn der Timeout für alle Entscheider überschritten ist. Gleiches gilt, wenn ein zusätzlicher Entscheider beauftragt wurde.

    Hat ein Entscheider die Entscheidung delegiert, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den neuen Entscheider neu berechnet. Wenn dieser die Entscheidung zurückweist, wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung für den ursprünglichen Entscheider neu berechnet.

    Wenn ein Entscheider eine Anfrage stellt, muss die Entscheidung trotzdem innerhalb des definierten Timeouts getroffen werden. Der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung wird nicht neu berechnet.

    Wenn durch eine Neuberechnung der verantwortlichen Entscheider zusätzliche Entscheider ermittelt werden, dann wird der Zeitpunkt für die automatische Entscheidung dadurch nicht verlängert. Die zusätzlichen Entscheider müssen innerhalb des Zeitraums entscheiden, der für die bisherigen Entscheider gültig ist.

    Verhalten bei Timeout

    Aktion, die im Falle einer Zeitüberschreitung ausgeführt wird.

    • Eskalation: Der Bestellprozess wird eskaliert. Es wird die Entscheidungsebene zur Eskalation aufgerufen.

  5. (Optional) Wenn der Entscheidungsschritt auch dann eskaliert werden soll, wenn kein Entscheider ermittelt werden kann und kein Fallback-Entscheider zugeordnet ist, dann aktivieren Sie am Entscheidungsschritt zusätzlich die Option Eskalieren, wenn kein Entscheider ermittelbar ist.

    Die Bestellung wird in diesem Fall weder abgebrochen noch an die zentrale Entscheidergruppe übergeben, sondern eskaliert.

Bei einer Eskalation können E-Mail-Benachrichtigungen an die neuen Entscheider und den Besteller versendet werden.

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Entscheider können nicht ermittelt werden

Für den Fall, dass Bestellungen nicht entschieden werden können, weil kein Entscheider verfügbar ist, können Sie Fallback-Entscheider festlegen. Eine Bestellung wird immer dann an die Fallback-Entscheider zur Entscheidung zugewiesen, wenn in einem Entscheidungsschritt über das festgelegte Entscheidungsverfahren kein Entscheider ermittelt werden kann.

Um Fallback-Entscheider festzulegen, definieren Sie Anwendungsrollen und weisen diese den Entscheidungsschritten zu. Unterschiedliche Entscheiderkreise in den Entscheidungsschritten erfordern gegebenenfalls auch unterschiedliche Fallback-Entscheider. Legen Sie dafür verschiedene Anwendungsrollen an, denen Sie die Personen zuweisen, die als Fallback-Entscheider in den Genehmigungsverfahren ermittelt werden sollen. Ausführliche Informationen finden Sie im One Identity Manager Handbuch zur Autorisierung und Authentifizierung.

Um Fallback-Entscheider für einen Entscheidungsschritt festzulegen

  • Erfassen Sie am Entscheidungsschritt die folgenden Daten.

    Tabelle 50: Eigenschaften des Entscheidungsschritts für Fallback-Entscheider
    Eigenschaft Bedeutung

    Fallback-Entscheider

    Anwendungsrolle, deren Mitglieder berechtigt sind, Bestellungen zu entscheiden, wenn durch das Entscheidungsverfahren kein Entscheider ermittelt werden kann. Weisen Sie eine Anwendungsrolle aus der Auswahlliste zu.

    Um eine neue Anwendungsrolle zu erstellen, klicken Sie . Erfassen Sie die Bezeichnung der Anwendungsrolle und ordnen Sie die übergeordnete Anwendungsrolle zu. Ausführliche Informationen finden Sie im One Identity Manager Handbuch zur Autorisierung und Authentifizierung.

    HINWEIS: Die Anzahl der Entscheider wird nicht auf die Fallback-Entscheider angewendet. Der Entscheidungsschritt gilt als entschieden, sobald 1 Fallback-Entscheider entschieden hat.

Ablauf einer Bestellung mit Fallback-Entscheider

  1. In einem Genehmigungsverfahren kann für einen Entscheidungsschritt kein Entscheider ermittelt werden. Die Bestellung wird allen Mitgliedern der Anwendungsrolle für Fallback-Entscheider zugewiesen.

  2. Sobald ein Fallback-Entscheider die Bestellung genehmigt hat, wird die Bestellung den Entscheidern der nächsten Entscheidungsebene vorgelegt.

    HINWEIS: Am Entscheidungsschritt kann festgelegt werden, wie viele Entscheider diesen Entscheidungsschritt entscheiden müssen. Diese Beschränkung gilt nicht für die Fallback-Entscheider. Der Entscheidungsschritt gilt als entschieden, sobald ein Fallback-Entscheider die Bestellung genehmigt hat.

  3. Wenn kein Fallback-Entscheider ermittelt werden kann, wird die Bestellung abgebrochen.

Fallback-Entscheider können Bestellungen für alle manuellen Entscheidungsschritte entscheiden. Für Entscheidungsschritte mit den Entscheidungsverfahren CR, SB, CD, EX und WC sowie OC und OH sind keine Fallback-Entscheidungen möglich.

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