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Identity Manager 9.2 - Administrationshandbuch für IT Shop

Einrichten einer IT Shop-Lösung
One Identity Manager Benutzer im IT Shop Inbetriebnahme des IT Shops IT Shop mit dem Application Governance Modul nutzen Bestellbare Produkte Vorbereitung der Produkte zur Bestellung
Leistungspositionen erfassen Servicekategorien erfassen Produktspezifische Bestelleigenschaften erfassen Produkte für zeitlich begrenzte Bestellungen Produktbestellung bei Umzug des Kunden oder des Produkts Nicht bestellbare Produkte Nutzungsbedingungen erfassen Schlagworte erfassen
Zuweisen und Entfernen der Produkte Vorbereiten des IT Shops für die Multifaktor-Authentifizierung Zuweisungsbestellungen Delegierungen Übernahme vorhandener Benutzerkonten, Zuweisungen und Rollenmitgliedschaften in IT Shop Bestellungen Systemberechtigungen automatisch in den IT Shop aufnehmen Ungenutzte Anwendungsrollen für Produkteigner löschen
Genehmigungsverfahren für IT Shop-Bestellungen
Entscheidungsrichtlinien für Bestellungen Entscheidungsworkflows für Bestellungen Ermitteln der wirksamen Entscheidungsrichtlinie Auswahl der verantwortlichen Entscheider Risikobewertung einer Bestellung Prüfen von Bestellungen auf Regelkonformität Entscheiden von Bestellungen eines Entscheiders Bestellungen automatisch entscheiden Entscheidungen durch Peer-Gruppen-Analyse Entscheidungsempfehlungen für Bestellungen Weitere Informationen zur Bestellung einholen Andere Entscheider beauftragen Eskalieren eines Entscheidungsschrittes Entscheider können nicht ermittelt werden Automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung Abbruch einer Bestellung bei Zeitüberschreitung Entscheidungen durch die zentrale Entscheidergruppe Bestellungen mit Nutzungsbedingungen entscheiden Standard-Genehmigungsverfahren nutzen
Ablauf einer Bestellung
Überblick über Bestellungen Mehrfache Bestellungen eines Produktes Zeitlich begrenzte Bestellungen Umzug des Kunden oder des Produkts in einen anderen Shop Änderung des Entscheidungsworkflows bei offenen Bestellungen Bestellungen für Mitarbeiter Managerwechsel für Mitarbeiter bestellen Bestellungen stornieren Produkte abbestellen Benachrichtigungen im Bestellprozess Entscheidung per E-Mail Entscheidung über adaptive Karten Zeitlich begrenzte Bestellungen für geänderte Rollenmitgliedschaften Bestellungen von dauerhaft deaktivierten Identitäten Bestellungen und Stellvertretungen löschen
Bearbeiten des IT Shops
Basisdaten für den IT Shop Einrichten von IT Shop Strukturen Einrichten von Kundenknoten Löschen von IT Shop Strukturen Umstrukturieren des IT Shop Vorlagen zur automatischen IT Shop-Befüllung Unternehmensspezifische Mailvorlagen für Benachrichtigungen Produktpakete Empfehlungen und Hinweise zum Transportieren von IT Shop Bestandteilen mit dem Database Transporter
Beheben von Fehlern im IT Shop Konfigurationsparameter für IT Shop Status von Bestellungen Beispiele für das Ergebnis von Bestellungen

Entscheidungsworkflows für Bestellungen

Damit die Entscheider ermittelt werden können, müssen Sie den Entscheidungsrichtlinien einen Entscheidungsworkflow zuordnen. In einem Entscheidungsworkflow legen Sie Entscheidungsverfahren, die Anzahl der Entscheider und eine Bedingung für die Auswahl der Entscheider fest.

Entscheidungsworkflows erstellen und bearbeiten Sie mit dem Workfloweditor.

Um einen Entscheidungsworkflow zu bearbeiten

  1. Wählen Sie im Manager die Kategorie IT Shop > Basisdaten zur Konfiguration > Entscheidungsworkflows.

  2. Wählen Sie in der Ergebnisliste den Entscheidungsworkflow und führen Sie die Aufgabe Stammdaten bearbeiten aus.

    - ODER -

    Klicken Sie in der Ergebnisliste .

    Der Workfloweditor wird geöffnet.

  3. Bearbeiten Sie den Entscheidungsworkflow.

  4. Speichern Sie die Änderungen.

Arbeiten mit dem Workfloweditor

Entscheidungsworkflows erstellen und bearbeiten Sie mit dem Workfloweditor. Der Workfloweditor erlaubt die Verkettung von Entscheidungsebenen. Mehrstufige Genehmigungsverfahren werden grafisch anschaulich dargestellt.

Abbildung 4: Workfloweditor

Im Workfloweditor werden die Entscheidungsebenen und die Entscheidungsschritte eines Entscheidungsworkflows über spezielle Steuerelemente dargestellt und bearbeitet. Der Workfloweditor verfügt über eine eigene Toolbox. Die Methoden der Toolbox werden abhängig von ihrer Anwendbarkeit auf das ausgewählte Steuerelement aktiviert und deaktiviert. Die Layoutposition der Steuerelemente im Workfloweditor können Sie mausgesteuert verändern oder automatisch anordnen lassen.

Tabelle 24: Einträge in der Toolbox

Steuerelement

Methode

Bedeutung

Workflow

Bearbeiten

Die Eigenschaften des Entscheidungsworkflows werden bearbeitet.

Automatisch anordnen

Die Workflowelemente werden automatisch angeordnet. Damit wird das Layout des Workflows neu bestimmt.

Entscheidungsebenen

Hinzufügen

Eine neue Entscheidungsebene wird zum Workflow hinzugefügt.

Bearbeiten

Die Eigenschaften der Entscheidungsebene werden bearbeitet.

Löschen

Die Entscheidungsebene wird gelöscht.

Entscheidungsschritte

Hinzufügen

Ein neuer Entscheidungsschritt wird zur Entscheidungsebene hinzugefügt.

Bearbeiten

Die Eigenschaften des Entscheidungsschrittes werden bearbeitet.

Löschen

Der Entscheidungsschritt wird gelöscht.

Zuordnungen

Positiv entfernen

Der Verbinder Genehmigung der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht.

Negativ entfernen

Der Verbinder Ablehnung der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht.

Umleitung entfernen

Der Verbinder Umleitung der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht.

Eskalation entfernen

Der Verbinder Eskalation der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht.

Jedes der Steuerelemente besitzt ein Eigenschaftsfenster, über das Sie die Daten des Entscheidungsworkflows, der Entscheidungsebene oder des Entscheidungsschrittes bearbeiten. Das Eigenschaftsfenster öffnen Sie über die Methode Toolbox > <Steuerelement> > Bearbeiten.

Um ein Steuerelement zu löschen, markieren Sie das Element und wählen Sie die Methode Toolbox > <Steuerelement> > Löschen.

Die einzelnen Elemente verketten Sie über Verbinder miteinander. Die Verbindungspunkte aktivieren Sie mausgesteuert. Bei der Auswahl eines Verbindungspunktes wechselt der Mauszeiger zum Pfeilsymbol. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie einen Verbinder von einem Verbindungspunkt zum zweiten Verbindungspunkt.

Abbildung 5: Verbinder im Entscheidungsworkflow

Tabelle 25: Verbinder im Entscheidungsworkflow
Verbinder Bedeutung

Genehmigung

Verbindung zur nachfolgenden Entscheidungsebene, wenn die aktuelle Entscheidungsebene positiv entschieden wurde.

Ablehnung

Verbindung zur nachfolgenden Entscheidungsebene, wenn die aktuelle Entscheidungsebene negativ entschieden wurde.

Umleitung

Verbindung zu beliebigen Entscheidungsebenen, um die aktuelle Entscheidung umzuleiten.

Eskalation

Verbindung zu einer beliebigen Entscheidungsebene, wenn die aktuelle Entscheidung bei Timeout eskaliert werden soll.

Standardmäßig wird beim Einfügen der ersten Entscheidungsebene sofort eine Verbindung zwischen Workflowelement und Ebenenelement hergestellt. Soll die Hierarchie der Ebenen geändert werden, können Sie mit der Maus einen neuen Verbinder zu einem anderen Ebenenelement ziehen.

Verbinder zwischen den Ebenenelementen können Sie alternativ über die Methoden Toolbox > Zuordnungen lösen. Markieren Sie dafür das Ebenenelement, an dem der Verbinder startet. Anschließend fügen Sie einen neuen Verbinder ein.

Auf den Ebenenelementen werden abhängig von der Konfiguration der Entscheidungsschritte verschiedene Symbole dargestellt.

Tabelle 26: Symbole auf einem Ebenenelement
Symbol Bedeutung

Die Entscheidung wird vom System vorgenommen.

Die Entscheidung wird manuell vorgenommen.

Der Entscheidungsschritt enthält eine Erinnerungsfunktion.

Der Entscheidungsschritt enthält ein Timeout-Intervall.

Änderungen an den einzelnen Elementen übernehmen Sie erst durch das Speichern des gesamten Entscheidungsworkflows. Zusätzlich zum Inhalt des Entscheidungsworkflows wird auch die Layoutposition der einzelnen Elemente im Workfloweditor gespeichert.

Entscheidungsworkflows einrichten

Ein Entscheidungsworkflow besteht aus einer oder mehreren Entscheidungsebenen. Eine Entscheidungsebene kann einen Entscheidungsschritt oder mehrere parallele Entscheidungsschritte umfassen. Innerhalb des Genehmigungsverfahrens müssen alle Entscheidungsschritte einer Entscheidungsebene durchlaufen werden, bevor die nächste Entscheidungsebene aufgerufen wird. Die Abfolge der Entscheidungsebenen im Entscheidungsworkflow wird über Verbinder hergestellt.

Wenn Sie einen neuen Entscheidungsworkflow erstellen, wird zunächst ein neues Workflowelement erzeugt.

Um die Eigenschaften eines Entscheidungsworkflows zu bearbeiten

  1. Öffnen Sie den Workfloweditor.

  2. Wählen Sie die Methode Toolbox > Workflow > Bearbeiten.

  3. Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Workflows.

  4. Klicken Sie OK.
Tabelle 27: Eigenschaften eines Entscheidungsworkflows

Eigenschaft

Bedeutung

Bezeichnung

Bezeichnung des Entscheidungsworkflows.

Systemabbruch (Tage)

Anzahl der Tage, nach deren Ablauf der Entscheidungsworkflow, und somit das gesamte Genehmigungsverfahren, automatisch durch das System beendet wird.

Beschreibung

Freitextfeld für zusätzliche Erläuterungen.
Detaillierte Informationen zum Thema

Entscheidungsebenen bearbeiten

Eine Entscheidungsebene dient zur Gruppierung einzelner Entscheidungsschritte. Alle Entscheidungsschritte einer Entscheidungsebene werden zeitlich parallel ausgeführt. Alle Entscheidungsschritte verschiedener Entscheidungsebenen werden zeitlich nacheinander ausgeführt. Die Reihenfolge legen Sie über die Verbinder fest.

In den Entscheidungsebenen legen Sie die einzelnen Entscheidungsschritte fest. Pro Entscheidungsebene ist mindestens ein Entscheidungsschritt notwendig. Wenn Sie eine Entscheidungsebene hinzufügen, erfassen Sie zuerst die erforderlichen Entscheidungsschritte.

Um eine Entscheidungsebene einzufügen

  1. Wählen Sie die Methode Toolbox > Entscheidungsebenen > Hinzufügen.

    Das Eigenschaftsfenster für den ersten Entscheidungsschritt wird geöffnet.

  2. Erfassen Sie die Eigenschaften des Entscheidungsschritts.

  3. Speichern Sie die Änderungen.

Sobald Sie eine Entscheidungsebene mit mindestens einem Entscheidungsschritt erstellt haben, können Sie die Eigenschaften dieser Entscheidungsebene bearbeiten.

Um die Eigenschaften einer Entscheidungsebene zu bearbeiten

  1. Markieren Sie die Entscheidungsebene.

  2. Wählen Sie die Methode Toolbox > Entscheidungsebenen > Bearbeiten.

  3. Erfassen Sie den Anzeigenamen der Entscheidungsebene.

  4. Speichern Sie die Änderungen.
HINWEIS: Sie können mehrere Entscheidungsschritte auf einer Entscheidungsebene definieren. Die Entscheider einer Entscheidungsebene können in diesem Fall für eine Bestellung parallel, statt nacheinander, entscheiden. Erst wenn innerhalb des Genehmigungsverfahrens alle Entscheidungsschritte einer Entscheidungsebene abgeschlossen sind, wird die Bestellung den Entscheidern der nächsten Entscheidungsebene vorgelegt.

Um weitere Entscheidungsschritte in eine Entscheidungsebene einzufügen

  1. Markieren Sie die Entscheidungsebene.

  2. Wählen Sie die Methode Toolbox > Entscheidungsschritte > Hinzufügen.

  3. Erfassen Sie die Eigenschaften des Entscheidungsschritts.

  4. Speichern Sie die Änderungen.
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