Entscheidungsworkflows für Bestellungen
Damit die Entscheider ermittelt werden können, müssen Sie den Entscheidungsrichtlinien einen Entscheidungsworkflow zuordnen. In einem Entscheidungsworkflow legen Sie Entscheidungsverfahren, die Anzahl der Entscheider und eine Bedingung für die Auswahl der Entscheider fest.
Entscheidungsworkflows erstellen und bearbeiten Sie mit dem Workfloweditor.
Um einen Entscheidungsworkflow zu bearbeiten
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Wählen Sie im Manager die Kategorie IT Shop > Basisdaten zur Konfiguration > Entscheidungsworkflows.
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Wählen Sie in der Ergebnisliste den Entscheidungsworkflow und führen Sie die Aufgabe Stammdaten bearbeiten aus.
- ODER -
Klicken Sie in der Ergebnisliste 
.
Der Workfloweditor wird geöffnet.
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Bearbeiten Sie den Entscheidungsworkflow.
- Speichern Sie die Änderungen.
Arbeiten mit dem Workfloweditor
Entscheidungsworkflows erstellen und bearbeiten Sie mit dem Workfloweditor. Der Workfloweditor erlaubt die Verkettung von Entscheidungsebenen. Mehrstufige Genehmigungsverfahren werden grafisch anschaulich dargestellt.
Abbildung 4: Workfloweditor
Im Workfloweditor werden die Entscheidungsebenen und die Entscheidungsschritte eines Entscheidungsworkflows über spezielle Steuerelemente dargestellt und bearbeitet. Der Workfloweditor verfügt über eine eigene Toolbox. Die Methoden der Toolbox werden abhängig von ihrer Anwendbarkeit auf das ausgewählte Steuerelement aktiviert und deaktiviert. Die Layoutposition der Steuerelemente im Workfloweditor können Sie mausgesteuert verändern oder automatisch anordnen lassen.
Tabelle 24: Einträge in der Toolbox
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Workflow |
Bearbeiten |
Die Eigenschaften des Entscheidungsworkflows werden bearbeitet. |
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Automatisch anordnen |
Die Workflowelemente werden automatisch angeordnet. Damit wird das Layout des Workflows neu bestimmt. |
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Entscheidungsebenen |
Hinzufügen |
Eine neue Entscheidungsebene wird zum Workflow hinzugefügt. |
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Bearbeiten |
Die Eigenschaften der Entscheidungsebene werden bearbeitet. |
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Löschen |
Die Entscheidungsebene wird gelöscht. |
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Entscheidungsschritte |
Hinzufügen |
Ein neuer Entscheidungsschritt wird zur Entscheidungsebene hinzugefügt. |
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Bearbeiten |
Die Eigenschaften des Entscheidungsschrittes werden bearbeitet. |
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Löschen |
Der Entscheidungsschritt wird gelöscht. |
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Zuordnungen |
Positiv entfernen |
Der Verbinder Genehmigung der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht. |
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Negativ entfernen |
Der Verbinder Ablehnung der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht. |
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Umleitung entfernen |
Der Verbinder Umleitung der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht. |
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Eskalation entfernen |
Der Verbinder Eskalation der ausgewählten Entscheidungsebene wird gelöscht. |
Jedes der Steuerelemente besitzt ein Eigenschaftsfenster, über das Sie die Daten des Entscheidungsworkflows, der Entscheidungsebene oder des Entscheidungsschrittes bearbeiten. Das Eigenschaftsfenster öffnen Sie über die Methode Toolbox > <Steuerelement> > Bearbeiten.
Um ein Steuerelement zu löschen, markieren Sie das Element und wählen Sie die Methode Toolbox > <Steuerelement> > Löschen.
Die einzelnen Elemente verketten Sie über Verbinder miteinander. Die Verbindungspunkte aktivieren Sie mausgesteuert. Bei der Auswahl eines Verbindungspunktes wechselt der Mauszeiger zum Pfeilsymbol. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie einen Verbinder von einem Verbindungspunkt zum zweiten Verbindungspunkt.
Abbildung 5: Verbinder im Entscheidungsworkflow
Tabelle 25: Verbinder im Entscheidungsworkflow
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Genehmigung |
Verbindung zur nachfolgenden Entscheidungsebene, wenn die aktuelle Entscheidungsebene positiv entschieden wurde. |
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Ablehnung |
Verbindung zur nachfolgenden Entscheidungsebene, wenn die aktuelle Entscheidungsebene negativ entschieden wurde. |
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Umleitung |
Verbindung zu beliebigen Entscheidungsebenen, um die aktuelle Entscheidung umzuleiten. |
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Eskalation |
Verbindung zu einer beliebigen Entscheidungsebene, wenn die aktuelle Entscheidung bei Timeout eskaliert werden soll. |
Standardmäßig wird beim Einfügen der ersten Entscheidungsebene sofort eine Verbindung zwischen Workflowelement und Ebenenelement hergestellt. Soll die Hierarchie der Ebenen geändert werden, können Sie mit der Maus einen neuen Verbinder zu einem anderen Ebenenelement ziehen.
Verbinder zwischen den Ebenenelementen können Sie alternativ über die Methoden Toolbox > Zuordnungen lösen. Markieren Sie dafür das Ebenenelement, an dem der Verbinder startet. Anschließend fügen Sie einen neuen Verbinder ein.
Auf den Ebenenelementen werden abhängig von der Konfiguration der Entscheidungsschritte verschiedene Symbole dargestellt.
Tabelle 26: Symbole auf einem Ebenenelement
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Die Entscheidung wird vom System vorgenommen. |
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Die Entscheidung wird manuell vorgenommen. |
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Der Entscheidungsschritt enthält eine Erinnerungsfunktion. |
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Der Entscheidungsschritt enthält ein Timeout-Intervall. |
Änderungen an den einzelnen Elementen übernehmen Sie erst durch das Speichern des gesamten Entscheidungsworkflows. Zusätzlich zum Inhalt des Entscheidungsworkflows wird auch die Layoutposition der einzelnen Elemente im Workfloweditor gespeichert.
Entscheidungsworkflows einrichten
Ein Entscheidungsworkflow besteht aus einer oder mehreren Entscheidungsebenen. Eine Entscheidungsebene kann einen Entscheidungsschritt oder mehrere parallele Entscheidungsschritte umfassen. Innerhalb des Genehmigungsverfahrens müssen alle Entscheidungsschritte einer Entscheidungsebene durchlaufen werden, bevor die nächste Entscheidungsebene aufgerufen wird. Die Abfolge der Entscheidungsebenen im Entscheidungsworkflow wird über Verbinder hergestellt.
Wenn Sie einen neuen Entscheidungsworkflow erstellen, wird zunächst ein neues Workflowelement erzeugt.
Um die Eigenschaften eines Entscheidungsworkflows zu bearbeiten
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Öffnen Sie den Workfloweditor.
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Wählen Sie die Methode Toolbox > Workflow > Bearbeiten.
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Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Workflows.
- Klicken Sie OK.
Tabelle 27: Eigenschaften eines Entscheidungsworkflows
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Bezeichnung |
Bezeichnung des Entscheidungsworkflows. |
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Systemabbruch (Tage) |
Anzahl der Tage, nach deren Ablauf der Entscheidungsworkflow, und somit das gesamte Genehmigungsverfahren, automatisch durch das System beendet wird. |
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Beschreibung |
Freitextfeld für zusätzliche Erläuterungen. |
Detaillierte Informationen zum Thema
Entscheidungsebenen bearbeiten
Eine Entscheidungsebene dient zur Gruppierung einzelner Entscheidungsschritte. Alle Entscheidungsschritte einer Entscheidungsebene werden zeitlich parallel ausgeführt. Alle Entscheidungsschritte verschiedener Entscheidungsebenen werden zeitlich nacheinander ausgeführt. Die Reihenfolge legen Sie über die Verbinder fest.
In den Entscheidungsebenen legen Sie die einzelnen Entscheidungsschritte fest. Pro Entscheidungsebene ist mindestens ein Entscheidungsschritt notwendig. Wenn Sie eine Entscheidungsebene hinzufügen, erfassen Sie zuerst die erforderlichen Entscheidungsschritte.
Um eine Entscheidungsebene einzufügen
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Wählen Sie die Methode Toolbox > Entscheidungsebenen > Hinzufügen.
Das Eigenschaftsfenster für den ersten Entscheidungsschritt wird geöffnet.
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Erfassen Sie die Eigenschaften des Entscheidungsschritts.
- Speichern Sie die Änderungen.
Sobald Sie eine Entscheidungsebene mit mindestens einem Entscheidungsschritt erstellt haben, können Sie die Eigenschaften dieser Entscheidungsebene bearbeiten.
Um die Eigenschaften einer Entscheidungsebene zu bearbeiten
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Markieren Sie die Entscheidungsebene.
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Wählen Sie die Methode Toolbox > Entscheidungsebenen > Bearbeiten.
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Erfassen Sie den Anzeigenamen der Entscheidungsebene.
- Speichern Sie die Änderungen.
HINWEIS: Sie können mehrere Entscheidungsschritte auf einer Entscheidungsebene definieren. Die Entscheider einer Entscheidungsebene können in diesem Fall für eine Bestellung parallel, statt nacheinander, entscheiden. Erst wenn innerhalb des Genehmigungsverfahrens alle Entscheidungsschritte einer Entscheidungsebene abgeschlossen sind, wird die Bestellung den Entscheidern der nächsten Entscheidungsebene vorgelegt.
Um weitere Entscheidungsschritte in eine Entscheidungsebene einzufügen
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Markieren Sie die Entscheidungsebene.
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Wählen Sie die Methode Toolbox > Entscheidungsschritte > Hinzufügen.
-
Erfassen Sie die Eigenschaften des Entscheidungsschritts.
- Speichern Sie die Änderungen.
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