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Identity Manager 9.1 - Administrationshandbuch für IT Shop

Einrichten einer IT Shop-Lösung
One Identity Manager Benutzer im IT Shop Inbetriebnahme des IT Shops IT Shop mit dem Application Governance Modul nutzen Bestellbare Produkte Vorbereitung der Produkte zur Bestellung
Leistungspositionen erfassen Servicekategorien erfassen Produktspezifische Bestelleigenschaften erfassen Produkte für zeitlich begrenzte Bestellungen Produktbestellung bei Umzug des Kunden oder des Produkts Nicht bestellbare Produkte Nutzungsbedingungen erfassen Schlagworte erfassen
Zuweisen und Entfernen der Produkte Vorbereiten des IT Shops für die Multifaktor-Authentifizierung Zuweisungsbestellungen Delegierungen Übernahme vorhandener Benutzerkonten, Zuweisungen und Rollenmitgliedschaften in IT Shop Bestellungen Systemberechtigungen automatisch in den IT Shop aufnehmen Ungenutzte Anwendungsrollen für Produkteigner löschen
Genehmigungsverfahren für IT Shop-Bestellungen
Entscheidungsrichtlinien für Bestellungen Entscheidungsworkflows für Bestellungen Ermitteln der wirksamen Entscheidungsrichtlinie Auswahl der verantwortlichen Entscheider Risikobewertung einer Bestellung Prüfen von Bestellungen auf Regelkonformität Entscheiden von Bestellungen eines Entscheiders Bestellungen automatisch entscheiden Entscheidungen durch Peer-Gruppen-Analyse Entscheidungsempfehlungen Weitere Informationen zur Bestellung einholen Andere Entscheider beauftragen Eskalieren eines Entscheidungsschrittes Entscheider können nicht ermittelt werden Automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung Abbruch einer Bestellung bei Zeitüberschreitung Entscheidungen durch die zentrale Entscheidergruppe Bestellungen mit Nutzungsbedingungen entscheiden Standard-Genehmigungsverfahren nutzen
Ablauf einer Bestellung
Überblick über Bestellungen Mehrfache Bestellungen eines Produktes Zeitlich begrenzte Bestellungen Umzug des Kunden oder des Produkts in einen anderen Shop Änderung des Entscheidungsworkflows bei offenen Bestellungen Bestellungen für Mitarbeiter Managerwechsel für Mitarbeiter bestellen Bestellungen stornieren Produkte abbestellen Benachrichtigungen im Bestellprozess Entscheidung per E-Mail Entscheidung über adaptive Karten Zeitlich begrenzte Bestellungen für geänderte Rollenmitgliedschaften Bestellungen von dauerhaft deaktivierten Personen Bestellungen löschen
Bearbeiten des IT Shops
Basisdaten für den IT Shop Einrichten von IT Shop Strukturen Einrichten von Kundenknoten Löschen von IT Shop Strukturen Umstrukturieren des IT Shop Vorlagen zur automatischen IT Shop-Befüllung Unternehmensspezifische Mailvorlagen für Benachrichtigungen Bestellvorlagen Empfehlungen und Hinweise zum Transportieren von IT Shop Bestandteilen mit dem Database Transporter
Beheben von Fehlern im IT Shop Konfigurationsparameter für IT Shop Status von Bestellungen Beispiele für das Ergebnis von Bestellungen

Ablauf von befristeten Bestellungen

Der Empfänger behält ein Produkt in der Regel bis zu dem Zeitpunkt, an dem er es selbst wieder abbestellt. Bisweilen werden Produkte jedoch nur für eine bestimmte Zeitspanne benötigt und können nach dieser Zeitspanne automatisch abbestellt werden. Vor Erreichen des Ablaufdatums erhält der Empfänger eine Benachrichtigung und hat die Möglichkeit die Bestellung zu verlängern.

Um das Benachrichtigungsverfahren einzurichten

  1. Aktivieren Sie im Designer den Konfigurationsparameter QER | ITShop | ValidityWarning und tragen Sie die Vorwarnzeit (in Tagen) für ablaufende Bestellungen ein.

  2. Konfigurieren und aktivieren Sie im Designer den Zeitplan IT Shop bald ablaufende Bestellungen erinnern.

  3. Erfassen Sie an der Entscheidungsrichtlinie die folgenden Daten.

    • Mailvorlage Fristablauf: Mailvorlage, die für die E-Mail Benachrichtigung genutzt werden soll. In der Standardinstallation sind die Mailvorlagen IT Shop Bestellung - Produkt verfällt und IT Shop Bestellung - Ablauf verfügbar.

  4. Speichern Sie die Änderungen.
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Genehmigung oder Ablehnung von Bestellungen

Bei Genehmigung oder Ablehnung einer Bestellung erhält der Empfänger der Bestellung eine Benachrichtigung. Diese Benachrichtigung kann bei Genehmigung oder Ablehnung eines einzelnen Entscheidungsschrittes oder bei Abschluss des gesamten Genehmigungsverfahrens erfolgen. Bestellungen können bei Überschreitung eines festgelegten Zeitraumes automatisch entschieden werden. Der Empfänger erhält dann ebenfalls eine Benachrichtigung.

Um das Benachrichtigungsverfahren einzurichten

  • Wenn die Benachrichtigung gesendet werden soll, sobald ein einzelner Entscheidungsschritt entschieden wurde, erfassen Sie am Entscheidungsschritt auf dem Tabreiter Mailvorlagen die folgenden Daten.

    • Mailvorlage Genehmigung: IT Shop Bestellung - Positiver Entscheidungsschritt

    • Mailvorlage Ablehnung: IT Shop Bestellung - Negativer Entscheidungsschritt

  • Wenn die Benachrichtigung gesendet werden soll, sobald das gesamte Genehmigungsverfahren abgeschlossen ist, erfassen Sie die folgenden Daten an der Entscheidungsrichtlinie.

    • Mailvorlage Genehmigung: IT Shop Bestellung - Positive Entscheidung

    • Mailvorlage Ablehnung: IT Shop Bestellung - Negative Entscheidung

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Benachrichtigung der Delegierenden

Ein Delegierender kann sich bei Bedarf benachrichtigen lassen, wenn der Stellvertreter oder der Empfänger der Einzeldelegierung eine Bestellung im IT Shop entschieden hat. Eine Benachrichtigung wird versendet, sobald eine Person aufgrund einer Delegierung als Entscheider ermittelt wurde und die Bestellung entschieden hat.

Um eine Benachrichtigung zu versenden, wenn die Person, an die eine Entscheidung delegiert wurde, die Bestellung genehmigt oder abgelehnt hat

  • Aktivieren Sie im Designer den Konfigurationsparameter QER | ITShop | Delegation | MailTemplateIdents | InformDelegatorAboutDecisionITShop.

    Es wird standardmäßig eine Benachrichtigung mit der Mailvorlage Delegierung - Entscheidung einer Bestellung versendet.

HINWEIS: Um andere als die Standardmailvorlagen für diese Benachrichtigungen zu nutzen, ändern Sie die Werte der Konfigurationsparameter.

Delegierungen werden in folgenden Standard-Entscheidungsverfahren berücksichtigt.

Tabelle 59: Für Delegierungen relevante Standard-Entscheidungsverfahren

Delegierung von

Entscheidungsverfahren

Verantwortungen für Abteilungen

D0, D1, D2, DM, DP, MS

Verantwortungen für Kostenstellen

P0, P1, P2, PM, PP, MS

Verantwortungen für Standorte

MS

Verantwortungen für Geschäftsrollen

OM, MS

Verantwortungen für Personen

CM

Verantwortungen für IT Shop-Strukturen

H0, H1, H2

Mitgliedschaften in Geschäftsrollen

OR

Mitgliedschaften in Anwendungsrollen

DI, DR, ID, IL, IO, IP, OA, OC, OH, PI, PR, RD, RL, RO, RP, TO

Beispiel

Jan Bloggs ist für die Geschäftsrolle R1 verantwortlich. Er delegiert seine Verantwortlichkeit für die Geschäftsrolle an Clara Harris. Clara Harris selbst ist für die Geschäftsrolle R2 verantwortlich.

Ein Mitglied der Geschäftsrolle R1 bestellt im IT Shop ein Produkt. Im Genehmigungsverfahren wird über das Entscheidungsverfahren OM - Manager einer bestimmten Rolle Jan Bloggs als Entscheider ermittelt. Aufgrund der Delegierung wird Clara Harris die Bestellung zur Entscheidung zugewiesen. Sobald Clara Harris über die Bestellung entschieden hat, wird Jan Bloggs benachrichtigt.

Ein Mitglied der Geschäftsrolle R2 bestellt im IT Shop ein Produkt. Im Genehmigungsverfahren wird über das Entscheidungsverfahren OM - Manager einer bestimmten Rolle Clara Harris als Entscheider ermittelt. Da Clara Harris die Entscheidung nicht aufgrund einer Delegierung trifft, wird keine Benachrichtigung versendet.

Massendelegierungen

Im Web Portal haben Sie die Möglichkeit alle Ihre Verantwortlichkeiten zugleich an eine Person zu delegieren. Wenn Sie sehr viele Verantwortlichkeiten haben, kann es vorkommen, dass nicht alle Delegierungen durchgeführt werden. Ein Delegierender kann sich bei Bedarf benachrichtigen lassen, wenn ein solcher Fehler auftritt.

Detaillierte Informationen zum Thema
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Abbruch von Bestellungen

Bestellungen können aus verschiedenen Gründen automatisch abgebrochen werden, beispielsweise wenn ein festgelegter Zeitraum überschritten wird oder kein Entscheider ermittelt werden kann. Der Empfänger der Bestellung erhält eine Benachrichtigung.

Um das Benachrichtigungsverfahren einzurichten

  • Erfassen Sie an der Entscheidungsrichtlinie auf dem Tabreiter Mailvorlagen die folgenden Daten.

    Mailvorlage Abbruch: IT Shop Bestellung - Abbruch

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