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Identity Manager 9.1 - Administrationshandbuch für IT Shop

Einrichten einer IT Shop-Lösung
One Identity Manager Benutzer im IT Shop Inbetriebnahme des IT Shops IT Shop mit dem Application Governance Modul nutzen Bestellbare Produkte Vorbereitung der Produkte zur Bestellung
Leistungspositionen erfassen Servicekategorien erfassen Produktspezifische Bestelleigenschaften erfassen Produkte für zeitlich begrenzte Bestellungen Produktbestellung bei Umzug des Kunden oder des Produkts Nicht bestellbare Produkte Nutzungsbedingungen erfassen Schlagworte erfassen
Zuweisen und Entfernen der Produkte Vorbereiten des IT Shops für die Multifaktor-Authentifizierung Zuweisungsbestellungen Delegierungen Übernahme vorhandener Benutzerkonten, Zuweisungen und Rollenmitgliedschaften in IT Shop Bestellungen Systemberechtigungen automatisch in den IT Shop aufnehmen Ungenutzte Anwendungsrollen für Produkteigner löschen
Genehmigungsverfahren für IT Shop-Bestellungen
Entscheidungsrichtlinien für Bestellungen Entscheidungsworkflows für Bestellungen Ermitteln der wirksamen Entscheidungsrichtlinie Auswahl der verantwortlichen Entscheider Risikobewertung einer Bestellung Prüfen von Bestellungen auf Regelkonformität Entscheiden von Bestellungen eines Entscheiders Bestellungen automatisch entscheiden Entscheidungen durch Peer-Gruppen-Analyse Entscheidungsempfehlungen Weitere Informationen zur Bestellung einholen Andere Entscheider beauftragen Eskalieren eines Entscheidungsschrittes Entscheider können nicht ermittelt werden Automatische Entscheidung bei Zeitüberschreitung Abbruch einer Bestellung bei Zeitüberschreitung Entscheidungen durch die zentrale Entscheidergruppe Bestellungen mit Nutzungsbedingungen entscheiden Standard-Genehmigungsverfahren nutzen
Ablauf einer Bestellung
Überblick über Bestellungen Mehrfache Bestellungen eines Produktes Zeitlich begrenzte Bestellungen Umzug des Kunden oder des Produkts in einen anderen Shop Änderung des Entscheidungsworkflows bei offenen Bestellungen Bestellungen für Mitarbeiter Managerwechsel für Mitarbeiter bestellen Bestellungen stornieren Produkte abbestellen Benachrichtigungen im Bestellprozess Entscheidung per E-Mail Entscheidung über adaptive Karten Zeitlich begrenzte Bestellungen für geänderte Rollenmitgliedschaften Bestellungen von dauerhaft deaktivierten Personen Bestellungen löschen
Bearbeiten des IT Shops
Basisdaten für den IT Shop Einrichten von IT Shop Strukturen Einrichten von Kundenknoten Löschen von IT Shop Strukturen Umstrukturieren des IT Shop Vorlagen zur automatischen IT Shop-Befüllung Unternehmensspezifische Mailvorlagen für Benachrichtigungen Bestellvorlagen Empfehlungen und Hinweise zum Transportieren von IT Shop Bestandteilen mit dem Database Transporter
Beheben von Fehlern im IT Shop Konfigurationsparameter für IT Shop Status von Bestellungen Beispiele für das Ergebnis von Bestellungen

Genehmigungshistorie anzeigen

In der Genehmigungshistorie werden die einzelnen Schritte des Bestellvorgangs dargestellt. Sie können hier den zeitlichen Ablauf und die Entscheidungen im Genehmigungsverfahren nachvollziehen. Die Genehmigungshistorie wird sowohl für offene als auch für abgeschlossene Bestellungen angezeigt.

Um die Genehmigungshistorie einer Bestellung anzuzeigen

  1. Wählen Sie im Manager die Kategorie IT Shop | Bestellungen | <Filter>.

  2. Wählen Sie in der Ergebnisliste einen Bestellvorgang.

  3. Wählen Sie die Aufgabe Genehmigungshistorie.

Die Steuerelemente werden farblich hinterlegt. Der Farbcode spiegelt den Status der Entscheidungsschritte wieder.

Tabelle 53: Bedeutung der Farben in der Genehmigungshistorie

Farbe

Bedeutung

Gelb

Bestellung ausgelöst.

Grün

Entscheider hat Bestellung genehmigt.

Rot

Entscheider hat Bestellung abgelehnt.

Die Bestellung wurde eskaliert.

Entscheider hat seine Entscheidung widerrufen.

Grau

Produkt wurde abbestellt.

Bestellung wurde abgebrochen.

Bestellung wurde an einen zusätzlichen Entscheider zugewiesen.

Zusätzlicher Entscheider hat die Entscheidung zurückgewiesen.

Entscheidung wurde delegiert.

Neuer Entscheider hat die Delegierung zurückgewiesen.

Bestellung wurde in einen anderen Shop umgesetzt.

Bestellempfänger wurde geändert.

Bestellung wurde in eine Direktzuweisung umgewandelt.

Violett

Bestellung wurde verlängert.

Orange

Entscheider hat eine Nachfrage.

Nachfrage wurde beantwortet.

Nachfrage wurde wegen Entscheiderwechsel abgebrochen.

Blau

Entscheider hat die Entscheidung umgeleitet.

Der Entscheidungsschritt wurde automatisch zurückgesetzt.

Mehrfache Bestellungen eines Produktes

Im IT Shop wird zwischen Produkten unterschieden, die nur einmal oder die mehrfach bestellbar sind. Einmal bestellbare Produkte sind beispielsweise Software, Systemrollen oder Active Directory Gruppen. Diese Produkte können nicht erneut bestellt werden, wenn sie für den selben Zeitraum bereits bestellt wurden.

Darüber hinaus kann es Unternehmensressourcen geben, die die Mitarbeiter mehrfach benötigen, beispielsweise Verbrauchsmaterialien. Solche Unternehmensressourcen werden im One Identity Manager als Mehrfach bestellbare Ressourcen oder Mehrfach zu-/abbestellbare Ressourcen abgebildet.

Ablauf der Bestellung einer mehrfach bestellbaren Ressource

  1. Ein Kunde bestellt im Web Portal eine mehrfach bestellbare Ressource.

  2. Die Bestellung durchläuft das zugeordnete Genehmigungsverfahren und wird genehmigt.

    Die Bestellung wird nur in der Tabelle PersonWantsOrg gespeichert. Es entsteht kein Eintrag in der Tabelle PersonInITShopOrg.

  3. Die Ressource wird sofort wieder abbestellt. Die Bestellung erhält den Status Abbestellt (PersonWantsOrg.OrderState = 'Unsubscribed').

    Die Ressource kann nicht durch den Kunden abbestellt werden.

Ablauf der Bestellung einer mehrfach zu-/abbestellbaren Ressource

  1. Ein Kunde bestellt im Web Portal eine mehrfach zu-/abbestellbare Ressource.

  2. Die Bestellung durchläuft das zugeordnete Genehmigungsverfahren und wird genehmigt.

    Die Bestellung wird nur in der Tabelle PersonWantsOrg gespeichert. Es entsteht kein Eintrag in der Tabelle PersonInITShopOrg.

  3. Die Bestellung erhält den Status Zugewiesen (PersonWantsOrg.OrderState = 'Assigned').

    Die Ressource kann über das Web Portal abbestellt werden.

TIPP: Um bei der Genehmigung einer mehrfach bestellbaren Ressource eine bestimmte Aktion auszulösen, definieren Sie kundenspezifische Prozesse mit dem Basisobjekt PersonWantsOrg für das Ereignis OrderGranted. Ausführliche Informationen zur Definition von Prozessen finden Sie im One Identity Manager Konfigurationshandbuch.
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Zeitlich begrenzte Bestellungen

Der Kunde behält ein bestelltes Produkt in der Regel bis zu dem Zeitpunkt an dem er es selbst wieder abbestellt. Bisweilen werden Produkte jedoch nur für eine bestimmte Zeitspanne benötigt und könnten nach dieser Zeitspanne automatisch abbestellt werden. Produkte, die für eine zeitlich begrenzte Bestellung vorgesehen sind, müssen mit einem Gültigkeitszeitraum gekennzeichnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Produkte für zeitlich begrenzte Bestellungen.

Bei der Bestellung eines zeitlich begrenzten Produktes berechnet der One Identity Manager Datum und Uhrzeit, zu denen das Produkt automatisch abbestellt wird (Gültig bis/Ablaufdatum der Bestellung), aus dem aktuellen Datum und dem Gültigkeitszeitraum, der an der Leistungsposition angegeben ist. Diese Zeitangabe kann bei der Bestellung bei Bedarf weiter angepasst werden.

Sobald eine Bestellung von allen Entscheidern genehmigt wurde, wird das Ablaufdatum aus dem Datum der Genehmigung und dem Gültigkeitszeitraum neu berechnet. Damit ist sichergestellt, dass der Gültigkeitszeitraum ab dem Tag der Zuweisung wirksam wird.

Zusätzlich kann bei der Bestellung ein Gültig von-Datum angegeben werden. Damit wird festgelegt, zu welchem Zeitpunkt eine Zuweisung wirksam werden soll. Ist dieses Datum angegeben, wird das Ablaufdatum aus dem Gültig von-Datum und dem Gültigkeitszeitraum berechnet. Wenn der Gültigkeitszeitraum zum Zeitpunkt der Genehmigung bereits abgelaufen ist, kann die Bestellung nicht mehr genehmigt werden. Die Bestellung wird mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

Abbestellungen können ein Gültigkeitsdatum erhalten. Damit wird für unbefristete Bestellungen festgelegt, wann die Abbestellung wirksam werden soll. Für Bestellungen mit einem Gültigkeitszeitraum kann das Ablaufdatum auf diese Weise geändert werden. Sobald die Abbestellung genehmigt wurde, wird das Gültigkeitsdatum der Abbestellung als neues Ablaufdatum der Bestellung übernommen. Eine Verlängerung der Bestellung über den Gültigkeitszeitraum hinaus ist nicht möglich.

Mehrere zeitlich begrenzte Bestellungen für ein Produkt

Wenn ein Kunde ein Produkt zeitlich begrenzt bestellt hat, muss bei jeder weiteren Bestellung dieses Produkts für denselben Kunden geprüft werden, ob der Gültigkeitszeitraum für die neue Bestellung zulässig ist. Ist der Gültigkeitszeitraum nicht zulässig, wird die Bestellung nicht angenommen. Standardmäßig sind neue Bestellungen zulässig, wenn sie einen Zeitraum berühren, der durch keine offene Bestellung abgedeckt ist. Dabei dürfen sich die Gültigkeitszeiträume verschiedener Bestellungen überschneiden. Das gewünschte Verhalten bei der Gültigkeitsprüfung kann über Konfigurationsparameter definiert werden.Weitere Informationen finden Sie unter Gültigkeitszeitraum von Bestellungen prüfen.

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Bestellungen verlängern

Vor Erreichen des Ablaufdatums erhält der Empfänger der Bestellung eine Benachrichtigung und hat die Möglichkeit die Bestellung zu verlängern. Weitere Informationen finden Sie unter Ablauf von befristeten Bestellungen. Bei Ablauf des Gültigkeitszeitraums wird die Bestellung abgebrochen.

Der Kunde hat die Möglichkeit eine Bestellung zu verlängern. Nutzt der Kunde diese Möglichkeit, so muss die Verlängerung (wie bereits die ursprüngliche Bestellung) durch ein Genehmigungsverfahren entschieden werden. Dafür wird der an der Entscheidungsrichtlinie hinterlegte Verlängerungsworkflow genutzt. Wird die Verlängerung abgelehnt, läuft die Originalbestellung zum angegebenen Ablaufdatum aus. Verlängerungen können ebenfalls durch ein Gültigkeitsdatum befristet werden. Das Ablaufdatum der Verlängerung wird aus dem Zeitpunkt der Genehmigung der Verlängerung und dem Gültigkeitszeitraum des Produkts berechnet, wenn bei der Verlängerung kein Gültig bis-Datum angegeben wurde.

Eine zeitlich begrenzte Bestellung könnte beispielsweise wie folgt ablaufen:

Leistungsposition Max. Tage gültig: 90
Bestellung am: 2.1.2017 Gültig bis: 1.4.2017 23:59 Uhr
Genehmigung am: 5.1.2017 Gültig bis: 5.4.2017 23:59 Uhr
Verlängerung am: 31.3.2017 Verlängerung gültig bis: 30.4.2017 12:00 Uhr
Genehmigung am: 2.4.2017 Gültig bis: 30.4.2017 12:00 Uhr
Abbestellung am: 10.4.2017 Abbestellt ab: 14.4.2017 23:59 Uhr
Genehmigung am: 11.4.2017 Gültig bis: 14.4.2017 23:59 Uhr

HINWEIS: Beachten Sie, dass Uhrzeiten in den Werkzeugen des One Identity Manager, beispielsweise im Web Portal, in der lokalen Zeit des Benutzers angezeigt werden.

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